Çalışan ve Stajyer Aydınlatma Metni
TAVUK DÜNYASI GIDA SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
ÇALIŞAN / STAJYER
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
İşbu Aydınlatma Metni; kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uygun şekilde veri sorumlusu sıfatıyla Aydınevler Mah. Siteler Yolu Sk. Hilltown AVM. Apt No: 1 A/5 Maltepe, İstanbul adresinde mukim Tavuk Dünyası Gıda Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) tarafından işlenmesine ilişkin esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu metin; Şirket bünyesinde çalışan veya stajyer olarak görevlendirildiğiniz süreçte, iş sözleşmesi/ilişkisinin kurulması, yürütülmesi ve sona erdirilmesi kapsamında elde edilen kişisel verilerin işlenmesine yöneliktir.
1. Topladığımız Bilgiler ve Amaçlarımız
Aşağıda, çalışan / stajyer olarak işlenen kişisel veri kategorileri; işleme amaçları ve KVKK m.5–6 kapsamındaki hukuki sebepler ile birlikte belirtilmiştir.
Kimlik Bilgileri (Ad-soyad, TCKN, doğum tarihi, cinsiyet, medeni hâl, uyruk, imza, nüfus cüzdanı seri-sıra, aile sıra no, cilt no, fotoğraf vb.)
Amaçlar:
• İş sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi • Özlük dosyasının oluşturulması ve güncellenmesi • SGK, vergi, kanuni bildirim ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi • Çalışan kimlik kartı, zimmet ve erişim süreçleri • İş sağlığı ve güvenliği süreçleri • Personel bordro, teşvik ve yan hak süreçleri
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(a) – Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin kurulması veya ifası
• KVKK m.5/2(ç) – Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
Mesleki Deneyim Bilgileri (Özgeçmiş/CV, eğitim durumu, yabancı dil bilgisi, sertifika ve belgeler, referans bilgileri vb.)
Amaçlar:
• İşe uygunluğun ve mesleki yeterliliğin değerlendirilmesi • Görev/pozisyona uygun nitelik tespiti • İnsan kaynakları planlaması
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin kurulması veya ifası
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
İletişim Bilgileri (Telefon numarası, adres, e-posta adresi, acil durum kişisi iletişim bilgileri vb.)
Amaçlar:
• Çalışan ile iletişim kurulması • Zorunlu bildirimler, bordro ve özlük süreçlerinin yürütülmesi • Acil durum yönetimi • Bilgilendirme, bildirim ve operasyonel koordinasyon
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin kurulması/ifası
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
Özlük Bilgileri (İşe giriş belgeleri, özlük dosyası evrakları, SGK belgeleri, sicil kayıtları, kıdem/ihbar hesapları, izin kayıtları, bordro bilgileri, zimmetler, yan hak kayıtları vb.)
Amaçlar:
• İş sözleşmesinin yürütülmesi • Bordro, ücret, prim, avans, yan hak ve menfaat süreçlerinin yönetimi • Performans değerlendirme, terfi, disiplin süreçleri • İşten çıkış, ihbar/kıdem tazminatı süreçleri • Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(a) – Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin ifası
• KVKK m.5/2(ç) – Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
Finans Bilgileri (IBAN, maaş bilgisi, yan hak ödemeleri (yemek kartı yükleme bilgileri dahil), avans kayıtları, masraf formları, bireysel emeklilik sistemi (BES) katılım ve kesinti bilgileri vb.)
Amaçlar:
• Ücret ve yan hak ödemelerinin yapılması • Masraf/avans yönetimi • Teşvik ve bordro işlemlerinin yürütülmesi
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin ifası
• KVKK m.5/2(ç) – Hukuki yükümlülük
• KVKK m.5/2(e) – Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
Çalışan İşlem/Performans Bilgileri (Performans kayıtları, eğitim geçmişi, değerlendirme sonuçları, iş hedefleri, görev/pozisyon bilgisi, vardiya ve çalışma saatleri, çalışan memnuniyet anketi sonuçları, yetkinlik/kişilik envanteri ve yabancı dil (İngilizce vb.) seviye tespit sınavı sonuçları vb.)
Amaçlar:
• Çalışan performansının değerlendirilmesi • Eğitim ve kariyer planlaması • Görev dağılımı, vardiya planlaması • Operasyonel süreçlerin yürütülmesi • Çalışan memnuniyetinin ölçülmesi ve insan kaynakları politikalarının geliştirilmesi • Çalışanların yetkinlik ve gelişim ihtiyaçlarının tespiti
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(c) – Sözleşmenin ifası
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
• KVKK m.5/2(e) – Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
Fiziksel Mekan Güvenliği ve Araç Takip Bilgileri (Güvenlik kamerası kayıtları, giriş/çıkış kayıtları, ziyaretçi kayıtları, şirkete tahsisli araçlara ilişkin GPS/lokasyon kayıtları ve araç takip sistemi kayıtları)
Amaçlar:
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması • Suç veya ihlal durumlarının tespiti • İş sağlığı ve güvenliği • Şirkete ait araçların güvenliğinin ve operasyonel kullanımının takip edilmesi
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(a) – Kanunlarda ön görülme
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
• KVKK m.5/2(e) – Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
Kurumsal Tanıtım ve Etkinlik Kayıtları (Şirket içi etkinlikler, kutlamalar ve eğitim faaliyetleri kapsamında çekilen fotoğraf, video ve ses kayıtları, işe alım sürecinde gerçekleştirilen video/görüntülü mülakat kayıtları)
Amaçlar:
• Şirketimizin kurumsal sosyal medya hesaplarında, web sitesinde, iç iletişim kanallarında ve şirket bültenlerinde tanıtım ve çalışan bağlılığının artırılması amacıyla paylaşımların yapılması • İşe alım/mülakat süreçlerinin görüntülü olarak yürütülmesi ve aday değerlendirme sürecinin desteklenmesi
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
İşlem Güvenliği ve Elektronik Sistem Kayıtları (Kullanıcı adı, erişim logları, IP bilgisi, sistem hareketleri, cihaz kayıtları, kurumsal hat/telefon tahsis bilgileri, cihaz IMEI numarası) ; Veri Kaybı/Sızıntısı Önleme (Data Loss Prevention - DLP) sistemi kapsamında kurumsal cihaz, e-posta ve ağ kullanımı sırasında oluşan dosya/doküman ve veri hareketleri, e-posta eki, yazdırma, USB/harici ortam, web yükleme/indirme ve benzeri işlem kayıtları ile güvenlik kuralı ihlalinin tespiti için gerekli olabilecek içerik/veri sınıflandırma bilgileri; ManageEngine Endpoint Central kapsamında cihaz adı/kimliği, işletim sistemi ve sürüm bilgileri, IP/MAC bilgileri, kurulu uygulamalar ve sürümleri, yama/güncelleme durumu, zafiyet bilgileri ile uzaktan bağlantı ve teknik destek kayıtları
Amaçlar:
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi • Sistem ve network güvenliğinin sağlanması • Denetim ve ispat yükümlülükleri • Şirket içi operasyonel süreçlerin sesli yanıt sistemleri aracılığıyla yönetimi ve güvenliğinin sağlanması •IVR üzerinden gerçekleştirilen işlemlerin denetim ve ispat kayıtlarının tutulması. • Kurumsal hat/telefon ve cihaz tahsis-zimmet süreçlerinin yönetimi • DLP aracılığıyla veri sızıntısının, yetkisiz veri aktarımının ve bilgi güvenliği politika ihlallerinin önlenmesi, tespiti ve gerektiğinde incelenmesi • Kurumsal cihazların ManageEngine Endpoint Central aracılığıyla merkezi olarak yönetilmesi, envanterinin tutulması, işletim sistemi ve yazılım güncellemelerinin/yamalarının uygulanması, uygulama kurulumu veya kaldırılması, zafiyetli uygulamaların tespit edilmesi ve giderilmesi • Teknik destek, bakım, güvenlik ve arıza giderme ihtiyaçlarıyla sınırlı olmak üzere yetkilendirilmiş bilgi teknolojileri personeli tarafından uzaktan bağlantı sağlanması •
Bu kapsamdaki izleme ve erişim faaliyetlerinin belirtilen amaçlarla sınırlı ve ölçülülük ilkesine uygun şekilde yürütülmesi
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(a) – Kanunlarda açıkça öngörülme
• KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
• KVKK m.5/2(ç) – Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü
• KVKK m.5/2(e) – Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
Hukuki İşlem Bilgileri (Hukuki yazışmalar, dava/uyuşmazlık kayıtları, disiplin süreçleri, resmi kurum yazışmaları)
Amaçlar:
• Hukuki işlem ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi • Uyuşmazlıkların yönetimi • Bir hakkın tesisi, kullanılması, korunması
İşleme Şartları:
• KVKK m.5/2(e) – Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
• KVKK m.5/2(ç) – Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü
Özel Nitelikli Kişisel Veriler (yalnızca ilgili süreçlerde ve gerekli olduğu ölçüde ) (Sağlık verisi, engellilik bilgisi, işe giriş sağlık raporu bilgileri, kan grubu, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler (adli sicil kaydı) vb.)
Amaçlar:
• İş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri • Yasal zorunlu bildirimler (İSG, periyodik muayene vb.) • Çalışanın işe uygunluğunun değerlendirilmesi • Fiziksel mekân güvenliğinin ve operasyon güvenliğinin sağlanması, görevin gerektirdiği güvenilirlik şartlarının temini
İşleme Şartları:
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31.01.2018 tarih ve 2018/10 sayılı Kararı’nda yer alan yeterli önlemlere uygunluk sağlanmak suretiyle;
• KVKK m.6/3(a) – Açık Rıza
• KVKK m.6/3(f) – İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
İşten Ayrılma Mülakatı Verileri
• Kategori: İşten Ayrılma Mülakatı Verileri (Ayrılma gerekçeleri, çalışma ortamı ve süreçlerine ilişkin görüşler, mülakat notları vb.)
• Amaçlar:
o İşten ayrılma süreçlerinin yürütülmesi ve analizi.
o Kurumsal İK politikalarının iyileştirilmesi ve çalışan bağlılığının geliştirilmesi.
• İşleme Şartları:
o KVKK m.5/2(f) – Meşru menfaat
2. Verilerinizi Nasıl Topluyoruz?
Kişisel verileriniz; otomatik, kısmen otomatik veya otomatik olmayan yollarla;
• İşe giriş belgeleri ve özlük formları
• SGK ve resmi kurum bildirimleri
• İK yazılımları ve Şirket içi sistemler
• Çalışan işlemleri ve performans kayıtları
• Kamera sistemleri ve fiziki güvenlik kayıtları
• Bilgi işlem sistemleri ve erişim logları
• Kurumsal cihazlara kurulan DLP ve ManageEngine Endpoint Central agentları aracılığıyla otomatik olarak elde edilen veri hareketi, güvenlik olayı, cihaz envanteri, yama/güncelleme, uygulama, zafiyet ve uzaktan bağlantı/teknik destek kayıtları
• İş sözleşmesi ve ekleri
•İşten ayrılma mülakatları kapsamında tutulan görüşme kayıtları ve notlar
•IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt) sistemi aracılığıyla iletilen tuşlama veya sesli yanıt kayıtları
• Zimmet ve ekipman kayıtları aracılığıyla toplanmaktadır.
3. Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz?
Kişisel verileriniz; KVKK m.8 ve m.9 kapsamında aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:
• Şirket hissedarları ve grup şirketleri,
• Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar (bordro, İK yazılımı, IT hizmetleri, eğitim platformları, İSG firmaları vb.)
• Bilgi güvenliği, DLP, uç nokta yönetimi ve uzaktan destek yazılımı/hizmeti sağlayan tedarikçiler (yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde)
• Bağımsız denetim firmaları ve mesleki danışmanlar,
• İş sağlığı ve güvenliği hizmet sağlayıcıları (işe giriş sağlık raporu süreçleri ile sınırlı olmak üzere)
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları (mahkemeler, icra daireleri, kolluk birimleri, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Kurumu vb.)
Kullanılan insan kaynakları, kurumsal iletişim ve bilgi teknolojileri altyapılarının bir kısmının yurt dışında bulunan sunucular veya hizmet sağlayıcılar üzerinden çalışması nedeniyle kişisel verileriniz KVKK'nın 9. maddesi kapsamında uygun güvenceler sağlanarak yurt dışına aktarılabilecektir. İşe alım süreçlerinde özgeçmişiniz, eğitim bilgileriniz, mesleki deneyiminiz ve başvuru kapsamında sunduğunuz diğer bilgiler, aday değerlendirme süreçlerinin desteklenmesi amacıyla yapay zekâ destekli analiz araçları vasıtasıyla değerlendirilebilecektir.
4. Kişisel Verilerinizin Saklanma Süresi ve İmha Edilmesi
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilmektedir. İşleme amacının ortadan kalkması veya ilgili mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi hâlinde kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi
Hakkında Yönetmelik ile Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası hükümlerine uygun olarak silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.
5. Haklarınız ve Başvuru Süreci
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltilmesini, silinmesini isteme ve kanuna aykırı işleme halinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz.Yukarıda belirtilmiş bulunan haklarınıza ilişkin bilgi ve başvuru taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Şirketimiz’e iletebilirsiniz. Bilgi ve başvuru taleplerinizi “Aydınevler Mah. Siteler Yolu Sk. Hilltown AVM. Apt No: 1 A/5 Maltepe, İstanbul” adresine veya e-posta yolu ile kvkk@tavukdunyasi.com adresimize gönderebilir ve bizlere yönlendirebilirsiniz.
Şirketimiz taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde, ilk talep ücretsiz olmak üzere sonuçlandırır. Ancak aynı konuyla ilgili takip eden taleplerde veya ilk talepte işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, ücret alınabilir. Şirketimiz talebi kabul edip işleme koyabilir veya gerekçesini açıklayarak talebi yazılı usulle reddedebilir.
Yukarıda belirtilen prosedür takip edilerek gerçekleştirilen başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabın tebliğini takiben otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na (“Kurul”) şikâyette bulunma hakkı mevcuttur. Ancak başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.
Kurul, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen, görev alanına giren konularda gerekli incelemeyi yapar. Şikâyet üzerine Kurul, talebi inceleyerek ilgililere bir cevap verir. Şikâyet tarihinden itibaren altmış gün içinde cevap verilmezse talep reddedilmiş sayılır. Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin varlığının anlaşılması hâlinde Kurul, tespit ettiği hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek ilgililere tebliğ eder. Bu karar, tebliğden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirilir. Kurul, telafisi güç veya imkânsız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık olması hâlinde, veri işlenmesinin veya verinin yurt dışına aktarılmasının durdurulmasına karar verebilir.
Verilerinizin Şirketimiz nezdinde hassasiyetle korunduğunu belirtir; bize duyduğunuz güven için teşekkür ederiz.
Kişisel verilerimin işlenmesine yönelik aydınlatma metnini okudum ve anladım.
Ad:
Soyad:
İmza:
Tarih: